A principal razão para monitorar o Programa de Compliance é garantir sua efetividade.
Isso porque não basta implementar o programa, é preciso gerenciá-lo e mantê-lo vivo: para isso o monitoramento se faz necessário.
O monitoramento contínuo do Programa de Compliance permite avaliar a eficácia e a eficiência dos mecanismos adotados, avaliando:
- O nível de comprometimento dos colaboradores;
- A gestão de riscos e sua mitigação;
- Identificação novos riscos;
- Melhoraria da comunicação;
- Reforço dos valores e da cultura corporativa pautada na ética, integridade e transparência;
- Avaliação dos processos;
- Promoção dos ajustes necessários.
Assim, é recomendado que a organização desenvolva um plano de monitoramento, para identificar e priorizar os riscos que devem ser incluídos nesse plano.
O plano de monitoramento também precisará ser constantemente reavaliado, para verificar se houve mudanças nas prioridades do programa de Compliance e nos objetivos da organização.
Isso porque os riscos não são estáticos e o plano precisa ser atualizado conforme a dinâmica do mercado, comportamento dos colaboradores e stakeholders, novas tecnologias, novos modelos de negócio etc., visando proteger o negócio como um todo.
Como monitorar o Programa de Compliance?
A definição de indicadores capazes de monitorar de maneira efetiva o Programa de Compliance é fundamental.
Alguns desses indicadores podem ser gerados através do canal de denúncia, e podem inclusive, contribuir para alterar os processos e melhorar as práticas, e, consequentemente a gestão empresarial.
Outro ponto relevante é o acompanhamento de processos de maior risco, pois isso permite entender como a empresa realiza seus negócios no dia a dia.
Esta ação permite conhecer melhor os riscos e entender qual a melhor forma de administrá-los, adotando processos cada vez mais transparentes.
Por fim, a avaliação dos colaboradores também pode ser uma ferramenta para monitorar a eficácia do Programa de Compliance.
Realizar entrevistas e visitas às estações de trabalho são uma excelente forma de colher informações e identificar riscos, pois muitas vezes, há informações que somente o colaborador que vivencia o dia a dia de determinada área possui.
Todas as ações realizadas devem ser documentadas gerando evidências de que o Programa de Compliance está vivo. Caso haja constatações e ações consideradas não em conformidade, devem ser planejadas ações para sua correção e propostas para a organização.
Periodicamente, relatórios sobre o monitoramento devem ser apresentados à alta direção para a análise crítica da maturidade do Programa de Compliance.
Porque monitorar o Programa de Compliance?
Quem é o responsável por monitorar o Programa de Compliance?
O ideal é que o profissional denominado Compliance Officer ou a área de compliancer da organização sejam os responsáveis pelo monitoramento do Programa de Compliance.
Eles serão responsáveis ainda pela gestão das políticas e controles internos de Compliance apoiando a disseminação da cultura de Compliance internamente.
Conclusão
O monitoramento do Programa de Compliance deve fazer parte da estratégia empresarial sempre!
Esta ação é de extrema importância para contribuir com o amadurecimento do programa e da gestão da empresa, e também para ganhar credibilidade e competitividade, e, contribuir ainda, em última análise, com a perenidade do negócio.
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